Enterprise and Global Management of Information Technology

Enterprise and Global Management of Information Technology

ENTERPRISE DAN MANAJEMEN GLOBAL TEKNOLOGI INFORMASI

I. Mengelola Teknologi Informasi

            SI (Sistem Informasi) dan TI (Teknologi Informasi) merupakan faktor yang penting bagi perusahaan di seluruh dunia yang ingin mengubah dirinya menjadi power-house bisnis global dengan cara investasi besar dalam e-business, e-commerce, dan usaha TI lainnya yang global. Jadi terdapat kebutuhan nyata bagi para manajer bisnis dan praktisi bisnis untuk memahami bagaimana mengelola fungsi organisasi ang penting ini.

            Teknologi informasi merupakan sumber daya bisnis penting yang harus dikelola dengan benar karena teknologi informasi memainkan peranan penting dalam memastikan keberhasilan atau memberikan kontribusi pada kegagalan usaha bisnis strategis perusahaan. Berikut ini merupakan salah satu pendekatan terkenal untuk mengelola teknologi informasi dalam perusahaan besar.

Pendekatan manajerial ini memiliki tiga komponen utama:

1.      Mengelola pengembangan dan implementasi bersama berbagai strategi bisnis.

2.      Mengelola pengembangan dan implementasi aplikasi dan teknologi bisnis/TI.

3.      Mengelola organisasi TI dan infrastruktur TI.

            Gambar 2 mengilustrasikan proses perencanaan bisnis/TI yang berfokus pada penemuan pendekatan inovatif untuk memasukkan nilai pelanggan perusahaan dan tujuan nilai bisnis perusahaan. 

Pergeseran radikal terjadi dalam praktik komputasi perusahaan dimana pada tahun 1970-an manajer pemrosesan data duduk dalam sebuah konsol serta menelusuri semua aset teknologi perusahaan. Kemudian pada tahun 1980-an dan awal 1990-an departmen memiliki PC dan software sendiri, dan jaringan klien/server menyebar ke semua perusahaan. Kini internet memberi inspirasi pada perusahaan untuk menghubungkan seluruh jaringan tersebut. Hal ini mengakibatkan pemeliharaan PC di setiap jaringan adalah hal yang sangat, sangat mahal. Perubahan semacam itu menimbulkan kebutuhan yang mendesak untuk pemusatan.

Sekarang ini tren yang terjadi adalah membuat pengendalian yang lebih terpusat di seluruh manajemen sumber daya TI perusahaan, sementara masih tetap melayani kebutuhan strategis unit-unit bisnisnya, terutama usaha e-business dan e-commerce. Hal ini menghasilkan pengembangan struktur hibrid dengan komponen terpusat dan terdesentralisasi.

1.1 Manajemen Aplikasi

            Manajemen pengembangan aplikasi melibatkan pengelolaan berbagai aktivitas seperti analisis dan desain sistem, pembuatan prototipe, pemrograman aplikasi, manajemen proyek, jaminan kualitas, dan pemeliharaan sistem untuk semua proyek pengembangan bisnis/TI yang besar.

1.2 Manajemen Operasi SI

            Manajemen operasi berkaitan dengan penggunaan sumber daya hardware, software, jaringan, dan sumber daya manusia dalam perusahaan atau pusat data unit bisnis dari sebuah organisasi. Aktivitas operasional yang harus dikelola meliputi operasi sistem komputer, manajemen jaringan, pengendalian produksi, dan dukungan produksi.

1.3 Manajemen Sumber Daya Manusia dalam TI

            Keberhasilan atau kegagalan dari organisasi layanan informasi terutama terletak pada kualitas orang-orangnya. Banyak perusahaan yang menggunakan komputer merekrut, melatih, dan melatih kembali personel SI yang berkualifikasi. Salah satu pekerjaan yang paling penting dari para manajer layanan informasi adalah untuk merekrut personel yang berkualifikasi dan untuk mengembangkan, mengatur, serta mengarahkan kemampuan kinerja yang ada saat ini.

1.4 CIO dan Eksekutif TI Lainnya

            Direktur teknologi informasi (CIO) mengawasi semua penggunaan teknologi informasi dalam banyak perusahaan, dan menyesuaikannya dengan tujuan strategis bisnis. Jadi semua layanan komputer tradisional, teknologi internet, layanan jaringan telekomunikasi dan teknologi SI lainnya yang mendukung jasa adalah tanggung jawab CIO. CIO berkonsentrasi pada perencanaan dan strategi bisnis/TI dan bekerjasama dengan CEO untuk memenuhi tujuan tersebut.

1.5 Manajemen Teknologi

            Manajemen dari teknologi yang berubah dengan cepat adalah hal penting untuk organisasi apapun. Perubahan dalam teknologi informasi seperti PC, jaringan klien/server, dan intranet serta internet datang secara cepat dan diperkirakan akan berlanjut di masa datang. Jadi semua teknologi informasi harus dikelola sebagai platform teknologi karena melakukan integrasi secara internal berfokus pada atau secara eksternal menghadapi berbagai aplikasi bisnis. Manajemen teknologi merupakan tanggung jawab CTO (Chief Technology Officer).

1.6 Mengelola Layanan Pemakai

            Tim dan kelompok kerja para praktisi bisnis umumnya menggunakan terminal kerja PC, berbagai paket software, dan internet, intranet, serta jaringan lainnya untuk mengembangkan dan mengaplikasikan teknologi informasi atas aktivitas mereka. Jadi, banyak perusahaan telah merespons dengan membuat fungsi-fungsi layanan pemakai (user service), atau layanan klien untuk mendukung serta mengelola komputasi pemakai akhir dan kelompok kerja.

1.7 Kegagalan dalam Manajemen TI

            Mengelola teknologi informasi bukanlah tugas yang mudah. Fungsi sistem informasi memiliki masalah kinerja dalam banyak organisasi. Manfaat yang dijanjikan dalam teknologi informasi belum muncul dalam banyak kasus perusahaan. Penelitian yang dilakukan oleh perusahaan memperlihatkan bahwa banyak perusahaan yang belum berhasil mengelola penggunaan teknologi informasi. Contohnya:

·         Teknologi informasi tidak digunakan secara efektif oleh berbagai perusahaan yang menggunakan TI terutama untuk mengkomputerisasikan proses bisnis tradisional dan bukannya untuk mengembangkan proses e-business yang inovatif dengan melibatkan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainnya, e-commerce, serta pendukung keputusan yang dijalankan melalui web.

·         Teknologi informasi tidak digunakan secara efisien oleh sistem informasi yang memberi waktu respons yang lama dan sering kali mati, atau pakar dan konsultan SI yang mengelola berbagai proyek pengembangan aplikasi dengan tidak benar.

1.8 Keterlibatan dan Tata Kelola Manajemen

            Tidak ada solusi yang cepat dan mudah dari kegagalan dalam fungsi sistem informasi. Akan tetapi, pengalaman dari berbagai perusahaan yang berhasil menunjukkan bahwa keterlibatan tingkat manaerial dan pemakai akhir yang ekstensif dan berarti, adalah bahan utama dari kinerja sistem informasi yang berkualitas tinggi. Melibatkan para manajer bisnis dalam keterbukaan dari fungsi SI dan praktisi bisnis dalam pengembangan aplikasi SI, seharusnya akan membentuk respons dari manajemen atas berbagai tantangan dalam meningkatkan nilai bisnis teknologi informasi.

2. Mengelola TI Global

            Entah perusahaan berlokasi di Berlin atau Bombay, Kuala Lumpur atau Kansas, San Fransisco atau Seoul, perusahaan di seluruh dunia mengembangkan berbagai model baru untuk beroperasi secara kompetitif dalam ekonomi digital. Model-model ini terstruktur, tetapi lincah; global tetapi lokal, dan berfokus untuk memaksimalkan pengembalian yang disesuaikan dengan resiko dari aset pengetahuan maupun teknologi.

            Jadi, dimensi internasional telah menjadi bagian penting dalam mengelola perusahaan di ekonomi global yang saling berhubungan dan pasar saat ini dan akan dipengaruhi oleh perkembangan bisnis internasional, dan berhubungan dalam cara tertentu dengan berbagai orang, produk, atau jasa yang asalnya bukan dari negara asal.

2.1 Manajemen TI Global

            Gambar 3 mengilustrasikan berbagai dimensi dasar dari pekerjaan mengelola teknologi informasi global yang akan kita bahas dalam bagian ini. Semua aktivitas global harus disesuaikan untuk memperhitungkan tantangan budaya, politik, dan geekonomi yang ada dalam masyarakat bisnis internasional.

2.2 Tantangan Budaya, Politik, dan Geoekonomi

            Bisnis yang biasa tidak cukup bagus dalam operasi bisnis global. Hal yang sama juga benar untuk manajemen teknologi e-business global. Terdapat terlalu banyak kenyataan budaya, politik, dan geoekonomi yang harus diahadapi agar dapat berhasil dalam pasar global.

            Tantangan politik terbesar adalah banyak negara yang memiliki peraturan yang meregulasi atau melarang transfer data lintas batas nasional (aliran data lintas batas) terutama informasi personal seperti catatan pribadi. Negara lainnya sangat keras, mengenakan pajak, atau melarang impor hardware dan software.

            Tantangan geoekonomi dalam bisnis global dan TI merujuk pada pengaruh geografi atas kenyataan ekonomi dalam aktifitas bisnis internasional. Jauhnya jarak fisik yang terlibat masih merupakan masalah utama, bahkan dalam era telekomunikasi Internet dan perjalanan dengan pesawat jet.

            Tantangan budaya menghadapi bisnis global dan para manajer TI memasukan berbagai perbedaan dalam bahasa, ketertarikan budaya, agama, kebiasaan, perilaku sosial, dan filosofi politik. Tentu saja para manajer TI global harus dilatih dan menajamkan pemahaman atas perbedaan budaya semacam ini sebelum mereka dikirim ke luar negeri atau dibawa ke negara asal perusahaan.

2.3 Strategi Bisnis/TI Global

            Banyak perusahaan yang bergeser menuju strategi lintas negara yang mengintegrasikan aktivitas bisnis/TI global mereka melalui kerja sama dekat dan saling ketergantungan antara anak perusahaan mereka di seluruh dunia dengan kantor pusat perusahaan. Bisnis bergeser menjauh dari (1) strategi multinasional dengan anak perusahaan di luar negri beroperasi secara mandiri; (2) strategi internasional dengan anak perusahaan mandiri tetapi tergantung pada kantor pusat untuk berbagai proses, produk, dan ide baru; atau (3) strategi global, dengan operasi perusahaan di seluruh dunia dikelola secara intensif oleh kantor pusat.

2.4 Aplikasi Bisnis/TI Global

            Aplikasi teknologi informasi yang dikembangkan oleh perusahaan global bergantung pada strategi bisnis dan TI serta keahlian dan pengalamannya dalam TI. Akan tetapi, aplikasi TI juga bergantung pada berbagai jenis penggerak bisnis global yaitu permintaan bisnis yang disebabkan oleh sifat industri dan persaingan atau tekanan lingkungannya. Salah satu contohnya adalah perusahaan penerbangan atau jaringan hotel yang memiliki pelanggan global, yaitu pelanggan yang melakukan perjalanan di banyak tempat atau memiliki operasi global.

2.5 Standar TI Global

            Manajemen atas standar teknologi (juga disebut sebagai infrastruktur teknologi) adalah dimensi lain dari manajemen TI global – yaitu, mengelola hardware, software, sumber daya data, jaringan telekomunikasi, dan fasilitas komputasi yang mendukung operasi bisnis global. Manajemen dari standar TI global  bukan hanya secara teknis rumit, tetapi juga memiliki implikasi besar atas politik dan budaya.

            Mengelola jaringan komunikasi data internasional, termasuk internet, intranet, ekstranet, dan jaringan lainnya, adalah tantangan utama TI global.

            Membuat fasilitas komputasi secara internasional adalah tantangan global lainnya. Perusahaan dengan operasi bisnis global biasanya membuat atau menyewa integrator sistem untuk pusat-pusat data tambahan dalam anak-anak perusahaan mereka di berbagai negara lain. Pusat-pusat data ini memenuhi kebutuhan komputasi lokal dan regional, dan bahkan membantu menyeimbangkan beban kerja komputasi global melalui hubungan dengan satelit komunikasi.

2.6 Internet sebagai Standar TI Global

            Matriks komputer, informasi, dan jaringan yang saling berhubungan dan mencapai puluhan juta pemakai di lebih dari ratusan negara adalah lingkungan bisnis yang bebas dari halangan dan batas-batas tradisional. Berhubungan dengan infrastruktur global online menawarkan perusahaan potensi yang tidak terbatas untuk memperluas pasar, mengurangi biaya serta meningkatkan margin laba dengan harga yang biasanya kecil presentasenya dalam anggaran komunikasi perusahaan. Jadi internet dan world wide web kini telah menjadi komponen penting dalam bisnis serta perdanganan internasional.

            Internet, bersama dengan teknologi intranet dan ekstranet yang terkait, memberi saluran interaktif yang berbiaya rendah untuk komunikasi dan pertukaran data dengan para karyawan, pelanggan, pemasok, distributor, produsen, pengembang produk, pendukung keuangan, penyedia informasi, dan yang lainnya.

2.7 Berbagai Isu Akses Data Global

            Isu-isu akses data global selama ini merupakan subjek kontroversi politik dan hambatan teknologi dalam operasi bisnis global selama bertahun-tahun, tetapi telah menjadi makin jelas bersama dengan pertumbuhan internet serta tekanan e-commerce. Contoh utama adalah isu tentang aliran data lintas negara (transborder data flow – TDF) yang memungkinkan aliran data melintasi batas internasional melalui jaringan telekomunikasi sistem informasi global.

            Banyak negara, terutama yang termasuk uni Eropa melihat TDF sebagai pelanggaran hukum privasi mereka karena dalam banyak kasus, data mengenai individu dipindahkan keluar dari negara tersebut tanpa penjagaan privasi yang jelas.

2.8 Berbagai Isu Akses Internet

            Reporters Without Borders (RSF) adalah sebuah organisasi yang bermarkas di Paris yang melaporkan bahwa terdapat 45 negara yang membatasi warga negara mereka mengakses internet. Pada dasarnya, perjuangan antara sensor internet dengan keterbukaan di tingkat nasional berputar di sekitar hal-hal utama: mengendalikan saluran, menyaring aliran, dan memberi hukuman pada pemberi informasi. Di negara-negara seperti Birma, Libya, Korea Utara, Siria, dan negara-negara Asia Tengah dan Kaukasia, akses internet dilarang atau diberi batasan keras melalui ISP yang dikendalikan oleh pemerintah.

2.9 Perkembangan Sistem Global

            Pada dasarnya terdapat konflik antara persyaratan sistem lokal dengan global, dan terdapat kesulitan dan menyepakati fitur sistem bersama seperti interface pemakai yang multibahasa serta standar desain yang fleksibel. Semua usaha ini harus dilakukan dalam lingkungan yang menyebarkan keterlibatan dan “kepemilikan” dari sistem oleh para pemakai ahkir lokal.

            Isu perkembangan sistem lainnya timbul dari gangguan yang disebabkan oleh aktivitas implementasi sistem dan pemeliharaannya. Contohnya: “Gangguan dalam giliran kerja ketiga di kota New York akan menimbulkan gangguan layanan tengah hari di Tokyo.”

            Isu perkembangan sistem global lainnya yang penting berhubungan dengan standardisasi global tentang definisi data. Definisi data yang umum penting untuk berbagi data antarbagian dari bisnis internasional. Perbedaan dalam bahasa, budaya, dan standar teknologi dapat membuat standardisasi data global menjadi cukup sulit untuk dilakukan.

2.10 Strategi Pengembangan Sistem

            Beberapa strategi dapat digunakan untuk mengatasi beberapa masalah pengembangan sistem yang timbul dalam TI global. Pertama-tama adalah mengubah aplikasi yang digunakan oleh kantor induk ke dalam aplikasi global. Pendekatan lainnya adalah membuat tim pengembangan multinasional dengan orang-orang penting dari beberapa anak perusahaan untuk memastikan bahwa desain sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan situs lokal dan kantor pusat perusahaan.

            Pendekatan ketiga disebut sebagai pengembangan parlalel. Hal itu disebabkan karena bagian-bagian dari sistem ditugaskan ke anak perusahaan yang berbeda dan kantor induk untuk mengembangkan pada saat yang bersamaan. Pendekatan terakhir yang dengan cepat telah menjadi pilihan pengembangan utama adalah melakukan outsourcing kegiatan pengembangan ke perusahaan pengembangan global atau luar negri yang memiliki keahlian serta pengalaman yang diburuhkan untuk mengembangkan aplikasi bisnis/TI global.